Verwerkersovereenkomst

Deze tekst vormt de standaard verwerkersovereenkomst tussen Whalpa (handelsnaam van T.L E-commerce, KVK 96576987, gevestigd te Diessen) als Verwerker, en de coach die Whalpa gebruikt (Verwerkingsverantwoordelijke). Door tijdens registratie akkoord te gaan, accepteert de coach onderstaande voorwaarden. Dit akkoord wordt vastgelegd met naam, tijdstip en IP-adres.

• Verwerkingsverantwoordelijke maakt gebruik van de dienst Whalpa om automatisch klanten met een mislukte of verlopen abonnementsbetaling te benaderen via WhatsApp, met als doel de betaling alsnog te laten voldoen.
• Voor deze dienstverlening verwerkt Verwerker persoonsgegevens van klanten van Verwerkingsverantwoordelijke, in opdracht en onder verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke.
• Partijen wensen hun afspraken over deze verwerking van persoonsgegevens vast te leggen in overeenstemming met artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

• "Persoonsgegevens": alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die Verwerker in het kader van de Hoofdovereenkomst verwerkt ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke.
• "Verwerking": elke bewerking van Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, opslaan, verzenden en verwijderen daarvan.
• "Betrokkene": de natuurlijke persoon op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben, in dit geval de (potentiële) klant van Verwerkingsverantwoordelijke.
• "Subverwerker": een derde partij die door Verwerker wordt ingeschakeld om (een deel van) de Verwerking uit te voeren.

2.1 Verwerker verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van en in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke, zoals nader omschreven in artikel 3, en voor geen ander doel dan waarvoor de gegevens zijn verstrekt.

2.2 Deze overeenkomst vangt aan op het moment dat Verwerkingsverantwoordelijke voor het eerst klantgegevens via Whalpa laat verwerken, en loopt gelijk met de duur van de Hoofdovereenkomst. Zij eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Hoofdovereenkomst, onverminderd het bepaalde in artikel 10.

3.1 Doel van de verwerking: het geautomatiseerd signaleren van mislukte of verlopen abonnementsbetalingen en het via WhatsApp benaderen van de betreffende klant met een verzoek en betaallink om de betaling alsnog te voldoen.

3.2 Aard van de verwerking: verzamelen (via koppeling met de betaalprovider en/of het bestelsysteem van Verwerkingsverantwoordelijke), opslaan, en verzenden van WhatsApp-berichten.

3.3 Categorieën Persoonsgegevens: voor- en achternaam; telefoonnummer (voor WhatsApp); e-mailadres (indien beschikbaar via de koppeling); betalingsgegevens beperkt tot bedrag, status (mislukt/verlopen/betaald) en betaallink-referentie. Volledige betaalgegevens (zoals kaartnummers) worden niet door Verwerker verwerkt; dit blijft bij de betaalprovider zelf.

3.4 Categorieën Betrokkenen: (potentiële) klanten en leden van Verwerkingsverantwoordelijke met een lopend of verlopen abonnement.

3.5 Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG verwerkt, tenzij Verwerkingsverantwoordelijke deze uit eigen beweging via een koppeling aanlevert; in dat geval rust de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid hiervan volledig bij Verwerkingsverantwoordelijke.

• Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een wettelijke verplichting tot verwerking bestaat.
• Verwerker waarborgt dat personen die gemachtigd zijn de Persoonsgegevens te verwerken een passende geheimhoudingsplicht in acht nemen.
• Verwerker verleent redelijke bijstand aan Verwerkingsverantwoordelijke bij het beantwoorden van verzoeken van Betrokkenen tot uitoefening van hun AVG-rechten.
• Verwerker verleent, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bijstand bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en eventueel voorafgaand overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens.

5.1 Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor gebruik van: 360dialog (WhatsApp Business API); Mollie en/of Stripe en/of Plug&Pay (betaalproviders, voor zover zelf gekoppeld); Supabase en Lovable (technisch platform/hosting).

5.2 Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke over wijzigingen in Subverwerkers.

5.3 Verwerker maakt met elke Subverwerker afspraken die ten minste gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst.

6.1 Verwerker treft passende maatregelen: versleutelde opslag en dataverkeer (Supabase); toegangsbeperking tot noodzakelijke Persoonsgegevens; API-sleutels/tokens in plaats van gedeelde wachtwoorden.

6.2 Verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor het rechtmatig verzamelen van Persoonsgegevens en eventueel vereiste WhatsApp-toestemming van Betrokkenen.

7.1 Verwerker meldt een datalek zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur.

7.2 Met informatie over aard, betrokken gegevens/personen, en genomen maatregelen, voor zover bekend.

7.3 Verwerkingsverantwoordelijke blijft zelf verantwoordelijk voor melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of Betrokkenen.

8.1 Verwerker bewaart Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

8.2 Na beëindiging van de Hoofdovereenkomst verwijdert Verwerker alle gegevens binnen 30 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht dit verhindert of Partijen schriftelijk anders overeenkomen.

9.1 Verwerkingsverantwoordelijke mag, met redelijke termijn en tijdens kantooruren, naleving laten controleren; redelijke kosten voor eigen rekening tenzij een tekortkoming blijkt.

10.1 Aansprakelijkheid van Verwerker is beperkt tot hetgeen in de Hoofdovereenkomst is bepaald, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

10.2 Elke partij is zelf verantwoordelijk voor naleving van haar eigen AVG-verplichtingen.

11.1 Deze overeenkomst kan niet los van de Hoofdovereenkomst worden opgezegd.

11.2 Bepalingen die naar hun aard voortduren (waaronder artikel 8 en 12) blijven van kracht na beëindiging.

12.1 Partijen behandelen Persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie vertrouwelijk.

12.2 Nederlands recht is van toepassing. Geschillen bij voorkeur in onderling overleg; anders de bevoegde rechter in het arrondissement waar Verwerker is gevestigd.